15 перевірених правил бізнес-спілкування

Якщо спробувати описати мою роботу одним словом, то це буде слово “комунікація”. По-перше, це тому що наш клієнт у GlobalLogic — компанія Avid — світовий провайдер рішень для медіа-індустрії, включаючи системи для редагування, зберігання і, звісно, передачі медіа-даних. По-друге, моя позиція — Solutions Engineer — передбачає багато спілкування із клієнтами у найрізноманітніших країнах світу.

За останні два роки я тривалий час працювала у семи різних країнах Європи і Азії. Про стиль спілкування і ведення бізнесу у найприкметніших із них — Японії, Малайзії та Швеції — я і хочу розповісти далі.

Програмісти у краватках: як знайти спільну мову з японцями

Ви напевно знаєте чимало стереотипів про японський бізнес: японці стримані, фанатично працелюбні і поважають соціальну ієрархію. Однак не всі з цих уявлень відповідають дійсності.

Наприклад, мої бізнес-партнери виявилися дуже навіть емоційними людьми. При цьому вони ввічливі і бояться засмутити співрозмовника, тому ніколи прямо не кажуть “ні”, навіть якщо не можуть чимось допомогти. Повагу японці з готовністю демонструють і на словах, і в діях: у багатьох ситуаціях прийнято вклонятися один одному. Під час урочистих заходів дякують усім-усім, хто сприяв успіху спільної справи — тост вдячності може затягтися на 30-40 хвилин.

А от повна відданість роботі — це справді характерна риса японців. Для них немає нічого незвичайного у роботі вечорами та вихідними. Ділова зустріч може початися о 14:00 і закінчитися опівночі. Іноді працівники навіть лишаються на ніч у конференц-залах. Деякою мірою справа у тому, що японці неспішні і ґрунтовні у справах.

Жителі Японії шанують традиції і на роботу одягаються офіційно: навіть програмісти ходять у костюмах і з краватками. Одяг і особисті речі не відображають рівень доходу людини. Наприклад, у Токіо майже ніхто не їздить на власних автомобілях. І студенти, і топ-менеджери користуються метро та велосипедами. Хіба що заможних жінок можна легко впізнати: вони носять кімоно. Навіть найпростіші моделі цього традиційного одягу коштують від $1000. Чоловіки ж у Токіо національний одяг не носять.

Однак, повернемося до бізнесу. Як же поводитися, щоб співпраця із японцями була продуктивною?

• Будьте готові до тривалої роботи. Цілком вірогідно, що робочий час буде ненормованим. Однак це не означає, що проект завершиться вчасно. Можливо він навіть затягнеться. Врахуйте це на етапі планування.
• Ідентифікуйте відмови. Японські колеги ухиляються від відповіді або настійливо пропонують альтернативи? Можливо це завуальована відмова. Зробіть висновки.
• Одягайтесь на ділові зустрічі офіційно. Не варто бентежити партнерів, одягаючи смішні футболки і кеди.
• Знайдіть перекладача. Зазвичай японці розуміють англійську, але погано говорять нею через сильні фонетичні відмінності цієї мови від їх рідної. Перекладач суттєво прискорить вашу комунікацію.
• Навчіться їсти паличками. Якщо передбачається діловий обід у японському ресторані, то будьте готові до того, що виделок там просто не знайдеться. Крім того, не дивуйтесь, якщо за обідом вам запропонують брати їжу із однієї спільної тарілки.

Бізнес-культура Японії дійсно дуже незвична для людини із Заходу, але тим цікавіше вивчати її.

На перетині світів: спілкування у багатонаціональній Малайзії

Описати характерні риси бізнесу у Малайзії буде не так просто, як у випадку з Японією. У столиці — Куала-Лумпурі, — де я працювала один місяць, як і в усій Малайзії, дуже різноманітний етнічний склад населення. Там живуть малайці, китайці, індийці, а у справах приїжджають люди з багатьох країн світу. Навколо завжди калейдоскоп національного вбрання, мов та звичаїв. Однак для всіх місцевих жителів характерна щира турбота про туристів і гостей. Це виявляється і у бізнесі. Крім того, як і японці, малайзійці дуже емоційні, тому зрозуміти їх погляди з різних питань буде нескладно. А ось іще декілька порад:

• Приготуйтесь спілкуватися англійською. Малайзійскі бізнесмени, як правило, володіють англійською, тому ви зможете обійтися без перекладача.
• Не бійтеся ставити питання. Ваші колеги із задоволенням пояснять вам усе, що стосується роботи і побутових моментів.
• Діловий обід буде неформальним. Малайзійські колеги можуть прийти на зустріч у ресторані із членами своєї родини або навіть із дітьми. Кріме того, будьте готові до того, що замість ножа у ресторанах подають ложку.
• Насолоджуйтеся довгими вихідними. Багато жителів Малайзії сповідують іслам і у п’ятницу рано йдуть з роботи, щоб приєднатися до п’ятничної молитви. Тому де-факто чимало офісів у п’ятницю працюють лише півдня.
• Не плануйте усе зробити в короткі строки. Справа не лише у довгому вікенді: малайзійці в цілому не надто напружено працюють. Просто врахуйте це при плануванні проекту.

В цілому, працювати у Куала-Лумпурі дуже комфортно. Бізнес-візитам сприяють низькі ціни на комфортабельні готели і таксі. А гостинні місцеві жителі допомагають швидко освоїтися в екзотичній країні.

Стриманість і пунктуальність: бізнес у Швеції

Якщо ж вам не близька емоційність у роботі, то вам напевно сподобається співпрацювати зі шведами. Їх стриманість проявляється у будь-якій ситуації. Навіть до конфліктів шведи ставляться спокійно, нікого не звинувачують і намагаються вирішити питання конструктивно.

Загалом у Швеції нікуди не поспішають. За півроку, які я пропрацювала у цій країні, мої бізнес-партнери половину часу були у відпустках. Але якщо вже дедлайни заплановані, то можна не боятися, що їх порушать без серйозних причин.

А ще після відрядження у Швецію я зробила такі висновки:

• Не плануйте колективну роботу на вечір. Робочий день у Швеції триває в середньому з 10:00 до 16:00, тому збори о п’ятій вечора вам навряд вдасться провести.
• У вас не буде труднощів зі спілкуванням англійською. Хоча шведська – красива і незвична мова, вам не доведеться поспішно завчати базові фрази. Навіть маленькі діти у Стокгольмі знають англійську.
• Дотримуйтеся домовленостей і підтримуйте порядок у справах. Пунктуальні і акуратні шведи чекають такої ж поведінки і від вас.
• Будьте готові, що на бізнес-ланчі вам запропонують лосятину і оленину. Хоча можливо вам буде більше до смаку оселедець, який вважають одним із головних національних делікатесів.
• Пам’ятайте: право на відпустку — непорушне. У період відпустки шведи повністю недоступні, оскільки родина для них у пріоритеті. Тому варто владнати усі ділові питання завчасно.

Знайдіть час на те, щоб помилуватися прекрасною природою Швеції або погуляти її зручними містами. Зверніть увагу на стокгольмське метро – найгарніше з усіх, які я бачила. Але не забувайте, що ночі у цій країні довгі і холодні. Запасіться кавою і одягайтеся тепліше.

***

Іноді буває непросто налаштуватися на спільну хвилю із представниками інших культур. Але щоразу це новий цікавий досвід. Сподіваюся, мої нотатки будуть корисними усім, хто працює із представниками інших народів або має намір переїхати в одну з вищеназваних країн. Врешті-решт, правила доволі універсальні і підійдуть представникам найрізноманітніших спеціальностей та індустрій.

Зараз я дописую цей блог і знову їду за проектом Avid у Японію. Впевнена, що відкрию для себе іще багато чого цікавого. Але про це — якось іншим разом. До зустрічі!