Як покращити презентації

Денис Братчук, Engineering Director, GlobalLogic

Майже кожен з нас час від часу виступає із презентаціями чи доповідями, використовуючи як ілюстрацію слайди, створені в популярних офісних програмах, на кшталт PowerPoint або Google Slides. 

Менеджери проєктів створюють звіти про хід виконаних робіт, інженери презентують новітні технологічні рішення, керівництво звітує про досягнення фінансових цілей, а менеджери з продажів розповідають про експертизу та організаційну структуру компанії.

Від того, наскільки якісною є презентація, залежить успіх виступу, бо цікаві та змістовні слайди можуть озброїти аудиторію новими цікавими ідеями та вплинути на важливі рішення, а нудні, заплутані та незрозумілі слайди лише ускладнити сприйняття важливою інформації.

1. Розумійте свою аудиторію

Поцікавтеся тим, перед ким ви будете виступати і що вони вже знають про тему доповіді. Залежно від рівня підготовки слухачів, ви можете скоротити частини презентації, або навпаки, додати важливих деталей.

2. Викликайте довіру

Для того, щоб слухачі вам довіряли, необхідно пояснити, чому її проводите саме ви і в чому є цінність для інших. Хто ви? Звідки? Ким ви працюєте? Чому ця тема вам близька? Чому ви вирішили провести цю презентацію? Якої мети ви б хотіли досягнути?

Щире пояснення того, що відбуватиметься протягом зустрічі і чому, буде корисним випадковим слухачам, яких додали до зустрічі в останній момент. Воно також дозволить тим, хто і так добре обізнаний в обраній темі, зекономити свій час; не треба тримати їх примусом.

3. Слайди мають доповнювати промову, а не повністю дублювати її або суперечити вашим словам

Ваш текст і слайди – це два джерела інформації, які слухачі будуть сприймати одночасно. Саме ви маєте вирішувати залежно від характеру та важливості інформації, чи варто її проговорювати текстом, чи показувати на слайдах, чи робити і те, і інше. Не бійтеся показувати на слайдах щось до того, як сказали це вголос: люди читають набагато швидше, ніж ви говорите, і немає нічого поганого в тому, що дехто вашу думку зрозуміє до того, як ви її повністю сформулюєте. І не забувайте, що дехто буде переглядати ваші слайди вже після промови, тому важливо зберегти в них основні тези того, про що ви казали вголос, а не лише додаткові ілюстрації.

4. Наочні свідоцтва кращі, ніж слайди

Стандартні слайди нерідко містять маркетингові матеріали, які хоча і виглядають приголомшливо, але дуже далекі від дійсності. Глядачі непогано розпізнають нещирість, тому якщо замість слайдів ви можете показати щось більш конкретне, це підвищить довіру до вашої промови.

5. Робіть вашу доповідь якісною, релевантною та чесною

Найголовнішим чинником успішності презентації є не оформлення, а її зміст. Чудова та цікава ідея може бути корисною навіть якщо вона недбало оформлена, а тривіальні або нереалістичні пропозиції не врятує навіть найкращий дизайнер.

Найбільші шанси на успіх має презентація, яка поєднує якість доповіді, релевантність теми та чесність змісту. Позбувшись навіть одного з трьох факторів, ваші шанси на успіх суттєво зменшуються.
а) Неякісна презентація, навіть якщо вона чесна і релевантна, може призвести до того, що чудова ідея буде погано або неправильно сприйнята оточуючими. Гарний інженер не завжди здатний ефективно донести свої думки до інших, навіть якщо він має рацію.

б) Нерелевантна презентація, навіть якісна та чесна, не завдасть багато шкоди, але буде марнуванням часу. Якщо в аудиторії зібралися студенти, які хочуть дізнатися про безкоштовні підготовчі курси, то доповідь про навчання за кордоном, що коштує тисячі доларів – навіть якщо вона буде стовідсотково чесною та якісно проведеною – не буде корисною ані для аудиторії, ані для представників елітного навчального закладу.

в) Нечесна презентація, навіть якісна та релевантна, призведе до прямого обдурювання слухачів. Недоброчесні рекрутери можуть обіцяти кандидатові золоті гори, робити це дуже якісно і казати саме те, що кандидати хочуть почути (про цікавий проєкт, високу зарплатню тощо), але якщо це не відповідає дійсності, то рано чи пізно обдурений кандидат залишить компанію, де йому набрехали.

6. Покращуйте власні навички

Попри те, що основним чинником успішної презентації є цікавий зміст, багато чого залежить і від особистості доповідача та його навичок – ваших навичок! Не нехтуйте тим, щоб:

• переглядати записи власних виступів,
• репетирувати їх перед дзеркалом,
• покращувати власну дикцію,
• розширювати свій словниковий запас,
• вчитися правильно використовувати жести,
• уникати “бекання” та “мекання”,
• звертати увагу на реакцію аудиторії,
• не зациклюватися на тому, що слухачам відверто нецікаве,
• робити висновки з власних невдач,
• прислухатися до рекомендацій більш досвідчених колег і так далі.

Практика допоможе вам удосконалюватись. Ваша десята презентація точно буде кращою, ніж перша, а після п’ятдесятої ви будете не тільки сміливо триматися на сцені, але й ділитися досвідом із вдячними колегами.

Підбиваємо підсумки

Не сприймайте презентацію як щось просте або неважливе. Приділяйте увагу підготовці, поважаючи слухачів та намагаючись зробити їх більш обізнаними. Поводьтеся впевнено, але не перебільшуйте власної значущості і не бійтеся помилок. Плануйте презентацію так, щоб гармонійно поєднувати власну промову та додаткові матеріали на слайдах. А ще краще – уникайте слайдів, якщо є можливість щось показати наочно, підвищуючи довіру слухачів (до прикладу, роботу застосунку або сайту). Зосереджуйтеся на тому, що саме є основним змістом вашої доповіді, її найбільшою цінністю, але також не забувайте про необхідність якісно презентувати те, що ви підготували. І пам’ятайте, що будь-яка презентація – це не просто слайди, а результат вашої інтелектуальної праці, тож докладайте зусиль до того, щоб вам було чим пишатись.