Exit-інтерв’ю. Що потрібно знати HR менеджеру

Одним з етапів процесу завершення співпраці є проведення exit-інтерв’ю. Для того, щоб цей HR інструмент був ефективним та сприяв впровадженню позитивних змін в компанії, важливо знати, як правильно проводити exit – інтерв’ю, які є особливості та нюанси та що робити далі, щоб зібрані дані перетворювались в конкретні результати. Щоб отримати відповіді на всі ці питання - читайте нижче!

Що таке exit - інтерв'ю?

Одним з фінальних кроків в employee journey (шлях співробітника від початку співпраці до її завершення) є проведення exit -  інтерв’ю. Exit - інтерв'ю - це зустріч, яку проводить HR менеджер зі спеціалістом, який прийняв рішення припинити співпрацю з компанією.

Цілі exit - інтерв'ю та чому важливо їх проводити?

Exit - інтерв'ю мають кілька цілей:

• Можливість отримати чесний фідбек від фахівця і зрозуміти справжню причину розриву співпраці. Офіційна причина часто може відрізнятися від справжніх мотивів. Побудувавши правильно розмову й ставлячи правильні питання (нижче обговоримо їх список), HR менеджер може отримати правдиву й чесну відповідь, що саме змусило людини прийняти рішення піти.
• Виявити, що можна поліпшити в процесах компанії, де є вузькі місця, що змушують людей приймати рішення про припинення співпраці й зменшити кількість подібних ситуацій в майбутньому.
• Exit - інтерв'ю дає не тільки можливість проаналізувати, де компанія може поліпшити свої процеси, а й отримати рекомендації та зібрати цінні ідеї від спеціаліста, як це можна виправити.
• Знизити емоційне напруження в настрої спеціаліста й створити фундамент для можливої співпраці в майбутньому.
• Іноді рішення може бути спонтанним і емоційним, тому exit - інтерв'ю може дати можливість змінити намір людини. Якщо ж рішення все-таки остаточне, то в ході інтерв'ю варто обговорити перспективи подальшої співпраці - запрошення в alumni спільноту, можливість повернутися в компанію. У разі ж негативного настрою, exit-інтерв'ю дозволяє вирівняти емоційне напруження і розійтись, не спалюючи мости.
• Отримати фідбек про ефективність безпосереднього менеджера. Цей фідбек дозволяє компаніям зміцнювати і заохочувати менеджерів, орієнтованих на розвиток і виявляти тих, чия поведінка не відповідає культурі компанії.
• Узгодити фінальні зобов'язання обох сторін. З боку компанії - це можуть бути гарантії належних компенсацій, надання рекомендацій, для спеціаліста - дотримання договору конфіденційності, положень про інтелектуальну власність і т.д.
• Вивчення пропозицій (пакета компенсацій, бонусів, тощо) інших компаній. Ця додаткова інформація дозволяє проаналізувати, наскільки компанія є конкурентна стосовно інших гравців на ринку.
• Отримати рекомендації в пошуку заміни. Якщо людина припиняє співпрацю з компанією в позитивному настрої, то, цілком ймовірно, що він також буде готовий порекомендувати когось зі знайомих або друзів на вакантну позицію.

Хто проводить інтерв'ю?

Як уже згадувалося, exit - інтерв'ю проводяться, як правило, HR менеджерами.

Коли є сенс залучити інших спеціалістів? Іноді залучають сторонніх експертів - це варто робити, коли ви співпрацюєте з компаніями, які надають послугу з аутплейсменту. Ще один варіант - коли таке інтерв'ю може проводити особисто генеральний директор або керівник, на рівень вище безпосереднього менеджера.

Водночас проведення exit - інтерв'ю за участю безпосереднього менеджера зустрічається рідше, але така розмова може не дати можливість отримати об'єктивну інформацію через наявність прихованих інтересів обох сторін, конфліктів та інших аспектів.

Як проводити?

Exit-інтерв’ю рекомендується проводити, коли рішення припинити співрацю вже прийнято і процес вже запущений, але не пізніше, ніж за тиждень до останнього дня співпраці. Це дасть можливість знизити емоційність в настрої, але при цьому розмова все ще буде актуальною. На ринку є практики, коли exit-інтерв'ю проводять через місяць або більше після виходу фахівця з компанії. Такий підхід створює максимально комфортні умови та дає можливість отримати чесний та повний фідбек від фахівця.

На думку більшості експертів, найбільш ефективний формат, що дозволяє налагодити контакт з людиною - це особиста зустріч, але можливе й телефонне exit-інтерв'ю. Вибір структурованої зустрічі або вільної розмови залежить від компетенції фахівця, проведеного інтерв'ю, характеру розриву співпраці та інших чинників, бо структуровані питання можуть не підсвітити несподівані й корисні деталі, які можуть спливти при вільному спілкуванні.

Що важливо не забути запитати на exit - інтерв'ю?

Наведемо кільки можливих питань для exit - інтерв'ю:

• Чому ви йдете з компанії?
• Що спонукало шукати пропозиції в інших компаніях?
• Чого не вистачило в нашій компанії?
• Що нам варто поліпшити?
• Чи є у вас якісь ідеї / пропозиції, як можна це покращити?
• Як складалися відносини з безпосереднім керівником / колегами?
• Чи було чітке розуміння, як можна розвиватися всередині компанії?
• Якби ви могли залишитися, що б змінили в процесах?
• Що могло б спонукати вас повернутися в компанію?
• Що також тримати в фокусі?

Підготовка

Як і до будь-якого виду інтерв'ю, до exit-інтерв'ю варто готуватися - вивчити профайл людини, зібрати попередню інформацію від безпосереднього керівника і колег, розуміти контекст припинення співпраці.

• Атмосфера та етика. Перш за все, завдання інтерв'юера створити комфортну атмосферу для спілкування. Активне слухання, увага, чесність та відкритість допоможуть сформувати позитивний хід інтерв'ю. Не треба намагатись переконати або спростувати аргументи співрозмовника.
• Слухайте, ставте питання і знову слухайте. Якщо під час інтерв'ю потрібно робити позначки, важливо попередити людини для чого і що ви збираєтеся записувати.
• Конфіденційність. Exit - інтерв'ю повинно бути строго конфіденційним й співрозмовник повинен бути впевнений в цьому.
• Спеціаліст має право відмовитися від участі, але якщо exit - інтерв'ю відбулося, подякуйте людини за час, співпрацю й готовність надати фідбек.
• Крім самого exit - інтерв'ю, можливе використання також анкетування та збору додаткової інформації за допомогою анкети зворотного зв'язку. Формат таких опитувань не завжди однаковий - від автоматизованих анонімних питань через спеціальні програми (наприклад, Glint) до стандартних Google - форм.

А що робити далі? Як використовувати дані exit-інтерв'ю?

Роботу з результатами можна розділити на два напрямки:

• Зворотний зв'язок безпосередньому менеджеру - показати, де є вузькі місця, можливі проблеми в команді або з менеджментом, звернути увагу на ризики, які можуть спровокувати розрив співпраці в майбутньому. При цьому також варто відзначити, що було позитивного з точки зору фахівця, які сильні сторони компанії / проєкту.

• Збір інформації для поліпшення процесів компанії в цілому - ґрунтуючись на даних з анкет exit-інтерв'ю та інформації, отриманої в ході самих зустрічей, HR команда може ініціювати перегляд і коригування тих чи інших процесів. Аналіз таких даних важливо проводити з певною регулярністю (раз на місяць, квартал і т.д.) для того, щоб вчасно реагувати на наявні проблеми в компанії.

Як зробити інтерв'ю ще ефективнішим?

10 порад і підказок, як можна поліпшити практику проведення exit-інтерв'ю. Усе, що проговорили вище у вигляді списку порад, аби ви могли легко перевірити себе перед інтерв'ю.

1. Чесно проговорити мету зустрічі й чому важливий ця бесіда.
2. Конфіденційність.
3. Проговорити про цінність зустрічі для фахівця - залишити позитивний настрій на майбутнє, приєднатися в alumni спільноту або навіть можливість поновити співпрацю.
4. Важливо систематизувати, обробити й використати отримані дані. Перетворюючи отриману інформацію в цифри, HR менеджери можуть ефективно аргументувати необхідність впровадження змін в процесах компанії й розмовляти з менеджментом на "мові цифр".
5. Помилкою буде вважати, що HR знає справжню причину припинення відносин з компанією.
6. В ході інтерв'ю не намагайтеся запевнити, що виправите проблему і прийміть якісь заходи. Натомість - запитайте фахівця, яке його пропозицію, як можна поліпшити наявну проблему.
7. Для великих компанії з представництвами в різних локаціях для стандартизації збору даних краще використовувати єдину анкету для exit-інтерв'ю для всіх локацій.
8. Додатковим інструментом, який можна використовувати для збору даних від спеціалістів - анкети зворотного зв'язку для тих, хто повторно почав співпрацювати з компанією. Це дасть можливість отримати фідбек, що в компанії стало краще/гірше з моменту розриву співпраці, а що можна поміняти/поліпшити зараз.
9. В ході інтерв'ю, особливо в конфліктних і складних ситуаціях, завжди зберігайте етичний підхід спілкування.
10. Дійте позитивно, дайте спеціалісту зрозуміти, що ви відкриті для співпраці в майбутньому.

Головне - пам’ятати, що успіх роботи будь-якого інструменту залежить від вмілого та правильного його використання. Сподіваюсь, стаття допомогла розібратись з основними аспектами та нюансами при провадженні практики exit – інтерв’ю.

Бажаємо вам змістовних та продуктивних інтерв'ю!

Хочете дізнатись більше про інтерв'ю? Тоді пропонуємо вам переглянути такі статті:

1. 1. Як успішно пройти інтерв’ю з клієнтом? Поради менеджера

Автор: Олександра Cкібіна, Project Manager, Kharkiv Agile Practice Head, Consultant, GlobalLogic Ukraine

Сьогодні багато компаній в Україні та Європі надають послуги за моделлю outsource. А це означає, що крім технічного інтерв’ю з рекрутерами і фахівцями компанії, вас може чекати ще й спілкування безпосередньо з менеджментом і технічними експертами на стороні клієнта. Ця колонка містить рекомендації, як успішно подолати цей етап!

1. Always put your best foot forward, або Як Trainee пройти перше в житті інтерв’ю — 10 порад

Автор: Катерина Сич, Associate Recruiter, Consultant, GlobalLogic Kharkiv

Для багатьох процес інтерв’ю може бути бентежним, особливо – якщо ви Trainee у пошуках першого реального проєкту. У цій статті ми зібрали 10 основних моментів, на які слід звернути увагу, аби уникнути непорозумінь під час першого важливого етапу у кар’єрі.