Повний Remote, або Як підвищити свою ефективність в режимі Work From Home

Автор: Вікторія Поліщук, Specialist, People Development, GlobalLogic Ukraine.

Віддалена робота - це один з основних світових трендів на ринку праці. В сучасних умовах - це ще і єдиний можливий вид роботи для багатьох спеціалістів. Звісно, віддалена робота має багато переваг: автономність, гнучкість робочих годин, можливість працювати з будь-якої точки світу. Проте, вона може стати серйозним викликом для багатьох спеціалістів: призвести не лише до зниження продуктивності, спаду емоційного фону, тощо. Особливо зараз, коли на вулиці тепло та сонячно, друзі запрошують на барбекю або за місто і зовсім вже не хочеться сидіти вдома та розбирати робочу пошту.

В цій статті ми зібрали найбільш ефективні лайфхаки, які допоможуть організувати робочий процес вдома, попри усю красу травневої природи. Кожен зможе знайти серед цього списку найбільш корисні поради для себе.

Інструменти. 

При величезному виборі ефективних , Серед найбільш поширених “work from home” інструментів варто виділити: 

• Microsoft Teams або Skype. 
• Zoom (до речі цей сервіс є найпопулярнішою у світі за кількістю завантажень у 2020 році за даними дослідження GlobalLogic).
• Hangouts.
• Webex.
• Slack - для відеоконференцій та підтримання зв’язку зі своїми колегами.
• Google Drive та G-Suite - для онлайн-роботи з документацією та зберігання документів.
• Basecamp, Asana - для спільної роботи над проєктами та інші.

Поради з ефективності.

То як вижити у купі дзвінків, мітингів, конференцій та робочих карток? 

1. Організуйте свій робочий простір. Ідеально, якщо це буде окрема кімната з робочим столом, де буде можливість працювати, не відволікаючись на домашні справи. Або виділіть  частину кімнати  під робочу зону. Бажано біля вікна, адже природне освітлення позитивно впливає на зір, загальну продуктивність та самопочуття протягом дня. Облаштуйте робочу зону так, ніби ви в офісі. Нехай все необхідне буде під рукою: навушники та інші гаджети, улюблений блокнот для записів та чашка чаю чи кави. Дуже важливо не організовувати свою робочу зону на дивані чи на ліжку, бо буде досить важко зосереджуватись на робочому процесі тривалий час і точно виникне бажання трохи поспати.  Варто додати, що кухня є також не найкращим простором для роботи, оскільки частота перекусів може збільшитись в кілька разів.

2. Окресліть ваші робочі години. Це дозволить вам домовитись зі своїми рідними про мінімальну взаємодію в цей 8-годинний проміжок. Також це допоможе вам структурувати свій час —  починати  працювати вчасно і не засиджуватись допізна з тими задачами, які точно можна перенести на завтра. Більш того, ви зможете більше сфокусуватись на робочих завданнях та  не відволікатись в цей час на дрібні побутові питання. Також рекомендуємо не прокидатись за 5 хв до початку робочого дня. Залиште час для себе, сніданку та чогось корисного (наприклад, прочитайте 10 сторінок книжки, зробіть зарядку.

3. Щоденно вранці збирайтесь на роботу. Це не означає, що ви вдома повинні одягати сорочку та офіційний костюм, але й піжама теж не допоможе налаштуватись на діловий стан.

4. Не забувайте про свою команду та колег спілкуйтесь не лише на робочі теми, виділяйте час для обговорення спільних інтересів, останніх новин, погоди та іншого. Гарною традицією може стати онлайн-чаювання чи кава.

5. Незалежно від того, чи це робота в офісі, чи вдома, по можливості обмежте собі доступ в соціальні мережі під час робочого часу. Адже дуже легко там “зависнути” на годину і більше, і навіть цього не помітити. Якщо вам комфортніше працювати з музикою, то обов’язково її вмикайте. А якщо дуже сильно скучили за звуками природи чи офісу, то зверніть увагу на сервіси Noisli, A Soft Murmur та інш. (для імітації звуків природи вдома) та My Noise (для імітації звуків офісу вдома).

6. Бережіть своє здоров’я: не забувайте частіше провітрювати кімнату, вживати багато фруктів, овочів, випивати свою денну норму води, більше рухатись та займатись спортом. Час, який раніше витрачали на дорогу в офіс і назад, тепер використовуйте для власних хобі, інтересів та здоров’я. 

7. Структуруйте свій графік робочого дня — окресліть час на онлайн зустрічі, активну роботу та перерви. Під час перерв залишайте свою “робочу зону” та перемикайтесь  на щось інше — проведіть час  з сім’єю, почитайте книжку, подивіться цікаве відео. Якщо вам важко дотримуватись певних часових лімітів — поставте собі щоденні нагадування на телефон або користуйтеся інструментами для ефективного  тайм-менеджменту. Наприклад: Any.Do, Trello, Sectograph, Remember the Milk, Todoist, To Do Reminder.

Техніки та практики

Техніки які допоможуть вам навчитись продуктивно використовувати свій час, встигати виконувати поставленні завдання та визначати пріоритети:

• Getting things done (GTD)
  

  Суть техніки полягає в тому, щоб записувати всі свої завдання та відмічати їх спеціальними символами (наприклад, пустий кружечок - задача для виконання, наполовину замальований кружечок - задача виконана не повністю, кружечок з хрестиком - задача скасована і т.д.). Такий метод допоможе звільнити мозок від поточних завдань та дозволить зосередитись на їх виконанні.

• Pomodoro
  

  Метод полягає в чергуванні проміжків з інтенсивною роботою (25 хв) та відпочинком (5 хв). Після кожного 4 кола відбувається тривалий відпочинок (20-25 хв).

• Метод ABC - аналізу
  

  Список задач ділиться на 3 групи: A - важливі задачі, які займають мало часу, B - задачі середньої важливості, C - не важливі задачі, які займають багато часу. Такий метод допоможе розподілити завдання, особливо в моменти вашої сильної завантаженості.

• Chronodex

  Метод, який сподобається тим, хто краще сприймає інформацію графічно, адже замість звичайного списку тут використовується діаграма дня. Графік - це циферблат з 6.00 ранку до 21.00 вечора. Вам необхідно розділити кожну годину на 4 відрізки по 15 хвилин. Якщо ви плануєте виконати певне завдання у визначений проміжок часу, вам необхідно від нього намалювати стрілку і детально описати те, чим ви будете займатись. Звичайно ж для вашої зручності, ви можете візуально змінювати діаграму.

• Метод Айві-Лі
  

  - це дуже проста, але ефективна методика, суть якої полягає в наступному: наприкінці дня вам необхідно написати 6 найважливіших справ на завтра, розташовуючи їх від найважливішої до найменш важливої. На наступний день ви починаєте з завдання, яке на першому місці й не переходите далі, поки його не закінчите.

Існує дуже багато різноманітних підходів та методів для ефективного планування дня, тому кожен зможе знайти найзручнішу для себе.

Головний висновок: при послідовному підході цілком реально налаштувати продуктивний робочий процес у себе вдома. Головне - робити перерви, дотримуватись розкладу, розмежовувати час на особисті та робочі потреби, не припиняти займатись саморозвитком та турбуватись про себе та своїх близьких. І пам’ятайте, що всі ми дуже різні та те, що працюватиме для вас, комусь може не підійти. А тому не бійтесь експериментувати, використовуйте нові інструменти та шукайте те, що працюватиме для вас якнайкраще.

Зичимо високої продуктивності!