Discovery fáza ako nevyhnutná súčasť projektu?

Poznáte ten pocit, to zvláštne nadšenie, keď vám na stole pristane nový projekt. V hlave máte kopec nápadov, už si predstavujete, s ktorými kolegami budete spolupracovať, rozmýšľate, ako zlepšíte projektové procesy… Jednoducho sa neviete dočkať, kedy sa to celé konečne začne. Ste si istí, že tentoraz to bude konečne dobré, máte už predsa množstvo skúseností. Chcete sa do práce pustiť okamžite.

Existuje mnoho dôvodov, prečo sa vrhneme priamo na projekt a vynecháme dôležitú fázu výskumu pred jeho začiatkom. Sme nadšení a veríme, že vieme dosť a máme všetko potrebné na to, aby sme začali. Ak sa aj niečo pokazí, povzbudzujeme sa, že sa veci “nejako” dajú samy do poriadku alebo máme pocit, že úvodný výskum je príliš veľký a zbytočný luxus, ktorý si nemôžeme dovoliť. Čo teda robiť, ak chceme byť úspešní? Čoraz častejšie počúvame o tajomnej prísade, nazývanej Discovery fáza. Preklenuje priepasť medzi nápadom a jeho následnou realizáciou.

Je táto fáza naozaj odpoveďou na všetky problémy, ktoré môžu nastať vo vývoji projektu? Určite nie. Stále je potrebné mať dobrý nápad, skúsený tím na jeho realizáciu a musí “do seba zapadnúť” kopec iných vecí. Avšak príklady projektov, ktorých súčasťou bola Discovery fáza, nám ukazujú, že končia omnoho úspešnejšie ako tie bez nej. Prečo teda neponúknuť klientovi krátku fázu, ktorá neohrozí jeho rozpočet, a naopak, prinesie kopec benefitov? Prečo radšej nenájdeme odpovede na zásadné otázky predtým, než začneme investovať nielen čas ale aj peniaze do projektu? Ani do stavby domu sa nepustíme bez jasného plánu, alebo aspoň plánu s hrubými črtami a potrebnými povoleniami.

Čo je to Discovery fáza a čo sa môže stať, ak ju vynecháme?

Už samotný názov “Discovery fáza”, resp. “fáza objavovania” vyvoláva dojem, že sa môže ísť o zbytočný luxus. Možno by príhodnejším názvom bola “Prípravná fáza”. Akokoľvek sa rozhodneme túto fázu nazývať, je prvou a najdôležitejšou vo vývoji projektu. Počas nej sa snažíme pochopiť víziu projektu, zhromaždiť čo najviac informácií, definovať požiadavky, priradiť priority, odhadnúť rozpočet a identifikovať možné riziká. Inými slovami, vytvárame cestovnú mapu (tzv. roadmap), ktorá popisuje, ako sa z nápadu stane jeho najlepšia možná verzia tak, aby sa na konci naše očakávania zhodovali s realitou. Zároveň určíme najideálnejšie kroky, ako zámer docieliť.

Práve počas discovery fázy sa snažíme identifikovať to, čo nás odlíši od konkurencie. V podstate sa snažíme odpovedať na:

• Súčasný stav: Čo už existuje na trhu? Čo už máme my? Aké rôzne verzie sú už dostupné?
• Identifikovaná príležitosť: Čo ešte neponúkame? Čo chýba používateľom? Aký je problém, na ktorý by sme mali nájsť riešenie? Akú pridanú hodnotu to prinesie? Sústreďujeme sa na správnu oblasť? Čo je naša vízia
• Plánovaný požadovaný budúci stav: Aký nový produkt prinášame? Aké vylepšenie chceme dosiahnuť? Ako vieme, že sme to dosiahli? Čo ďalej, aké budú naše ďalšie kroky?

Inými slovami, identifikujeme obchodné príležitosti, ktoré sú odpoveďou na túžby a potreby koncových používateľov. Tým, že pochopíme ich požiadavky, vieme zostaviť plán ako ich naplniť.

Ak by sme sa rozhodli začať projekt bez tejto fázy, môžeme očakávať nasledovné:

• Výsledný produkt nebude odpovedať našim pôvodným očakávaniam. Chýbajúca, nedostatočná, alebo nesprávna komunikácia vedie k rôznemu pochopeniu, či dokonca nepochopeniu vízie. Výsledkom je niečo, čo je iba priemerné, z čoho sme sklamaní, čo zapadne medzi ostatné produkty.
• Rastúce náklady. Bez jasných cieľov, s neustále sa meniacou stratégiou a novými požiadavkami vzniká potreba predlžovania projektu, prerábanie už dokončených vecí, výmenu frustrovaných členov tímu. Peniaze sa minú skôr, než tím vyvinie aspoň použiteľný, spolovice hotový produkt.
• Zmeškané termíny. Klienti sa často snažia radšej navýšiť rozpočet, len aby sa dodržali termíny. Na konkurenčnom trhu sa zmeškané termíny totiž rovnajú obrovským obchodným stratám. Inou možnosťou je “zmenšiť víziu”, čiže vyvinúť minimalistickú verziu pôvodného produktu.

V týchto riadkoch sme si načrtli, prečo by mala byť Discovery fáza súčasťou každého projektu. Vieme už, prečo ju považujeme za nesmierne dôležitú a kľúčovú pre projekt. Zároveň sme zhodnotili, aké dôsledky má vynechanie tejto fázy. Môže to mať vplyv nielen na výsledný produkt, ale aj na prácu ľudí, ktorí sú súčasťou projektu a v neposlednom rade aj na financie. Ak vás zaujíma, aké ďalšie benefity nám prináša discovery fáza, prečítajte si druhú časť nášho blogu.