Potenciando las Daily Meetings

¿No está funcionando la Daily meeting? ¡¿Qué podemos hacer?!

Conocida como Scrum Daily meeting, Stand-up Meeting o simplemente Daily, esta reunión es una de las herramientas más útiles en el trabajo de los equipos ágiles (y, en realidad, no sólo en ambientes ágiles) ya que permite la transferencia de información y mejora la colaboración entre los miembros del equipo poniendo de manifiesto en qué se pueden ayudar unos a otros.

Su objetivo, tan simple y claro, a veces se puede ver perturbado por algunos errores evitables cuando las llevamos a la práctica, los cuales podrían hacer que se conviertan en un ritual inútil, una pérdida de tiempo o, incluso, que se dejen de lado y se abandonen.

Una estructura eficiente para esta reunión tiene las siguientes características:

- Timebox de máximo 15 minutos.

- Cada miembro del equipo debe responder estas preguntas dentro del timebox:

1. ¿Qué hice desde la última daily? ¿Hice todo lo que tenía planeado? Si no, ¿cuál fue el problema?

2. ¿Qué voy a hacer a partir de este momento?

3. ¿Tengo identificado algún impedimento para cumplir mis compromisos en este sprint (hito, etapa, periodo)?

- Luego de la reunión (y sólo luego de la reunión), los involucrados en los problemas puntuales planteados o en los impedimentos detectados, se juntan para resolverlos y avanzar, pero fuera de la daily meeting. Esta reunión posterior se puede anunciar durante la daily e invitar a las personas interesadas para que se queden.

Errores comunes

Scrum desde las trincheras* identificó los cuatro errores más comunes al momento de llevar adelante las dailies. Las comento a continuación:

1. El reporte del status se hace dirigiéndose al Scrum Master (o al Project Manager). El reporte, en realidad, es para todo el equipo y de interés de todo el equipo, no un reporte de control.

2. Discusiones de diseño (o temas técnicos que no afecten a todo el equipo): es muy fácil saltar a un tema particular si un miembro del equipo está hablando acerca de problemas de diseño o técnicos que dificultan su tarea. La reunión se debe limitar a reportar progreso y obstáculos para cumplir compromisos. Los problemas y discusiones tienen otros ámbitos para ser tratados.

3. Perder personas durante la reunión: el horario que defina el equipo es muy importante para asegurar que todos estén presentes. Es la forma para poder conocer el progreso del equipo entero. Además, potencia la colaboración para solucionar bloqueantes y problemas detectados durante la daily. Se recomienda mantener el horario acordado y evitar andar reprogramando constantemente porque esto resta al compromiso del equipo.

4. Aclaración de requerimientos: pequeñas aclaraciones de requerimientos que lleven 30 segundos están bien, pero todas las demás aclaraciones deben diferirse para una discusión después de la reunión.

Entonces, ¿cómo puedo potenciar mis Dailies?

¿Hay algo que podamos hacer para mejorarlas? Si mis reuniones son efectivas, ¿las puedo potenciar? ¡Sí! Podemos ayudarnos teniendo claros los objetivos de esta reunión siguiendo la sugerencia de Martin Fowler, usando la nemotecnia GIFTS (Good Start, Improvement, Focus, Team, Status):

● Good Start (buen comienzo): ¡debemos asegurar que la reunión nos recargue de energía! ¡Que sea motivante! Esta energía proviene de tener presente el sentido de urgencia y propósito; esto es, entender qué cosas necesitan ser hechas y por qué. Importante no confundir con “falsa urgencia”, donde la gente está preparada para la acción pero sin una dirección compartida. Para energizar, además, se podría comenzar con algo divertido, como por ejemplo algún chiste diario, una anécdota o la pregunta del día. ¡Esto ayuda al team building!

● Improvement (mejora): “el propósito no es reunirse, es mejorar”. Hacer de la Stand-up meeting una oportunidad no sólo de compartir problemas, sino también de compartir mejores técnicas e ideas para hacer las cosas, contar qué me está funcionando, qué aprendí.

● Focus (foco): “foco en la posta y no en los corredores”. Es muy fácil confundir esfuerzo con trabajo. La Daily debería fomentar el enfoque en mover el trabajo a través del sistema (tablero, estados) con el fin de lograr nuestros objetivos y no fomentar la actividad sin sentido.

● Team (equipo): más que hacer con el equipo ejercicios de “team building” artificialmente, es importante construir un equipo eficaz, lo cual se hace con comunicación fluida, trabajo en equipo y ayudándose entre sí. Eso está fuertemente relacionado con el apoyo mutuo que los miembros del equipo puedan tener para ayudar a los demás a remover obstáculos. Animar estas actitudes dentro del equipo potenciarán el poder de las dailies.

● Status (estado): ya tenemos la estructura de preguntas para llevar adelante la daily. Sin embargo, podríamos potenciar las preguntas de la siguiente manera:

○ ¿Cómo está progresando mi trabajo? Esta pregunta incluye las tres preguntas de la estructura tradicional.
○ ¿Hay algo más interesante que el equipo debería saber? Siempre y cuando sea algo de impacto e interés general, aporta muchísimo compartirla durante la daily. Eso sí, ¡sin caer en los errores mencionados!

Obviamente, deben haber más espacios para este tipo de discusiones, mecanismos adicionales que permitan responder a estas preguntas, pero la Daily es una oportunidad más para garantizar que información valiosa no caiga en el olvido.

Consideraciones basadas en:

* Daily Scrum Mistakes (http://scrumfromthetrenches.blogspot.com/2008/05/daily-scrum-mistakes.html)
y It’s not just Standing Up (http://martinfowler.com/articles/itsNotJustStandingUp.html)