Combinando BPM y Six Sigma

En el mundo de la informática y el desarrollo de software es común combinar propuestas de manera de lograr un enfoque superador, para que el producto obtenido sea mejor que la suma de las partes. Muchas veces esta interacción es compleja, o incluso imposible de lograr. Sin embargo, existen otras que con facilidad pueden fusionarse, maximizando beneficios y minimizando riesgos: tal es el caso de BPM y Lean Six Sigma (LSS), propuestas enfocadas en el manejo avanzado del proceso de negocio desde el punto de vista gerencial.

En pocas palabras, LSS se enfoca en comprender y analizar las diferencias entre los procesos, detectando y exponiendo posibles fallas y analizando cómo impactan en la posibilidad de lograr objetivos. BPM se enfoca en la automatización del control de procesos y la recolección de datos respecto de la performance y eficiencia de los mismos.

Uno de los desafíos de LSS es reunir con precisión información sobre el control de los procesos, el cual es uno de los beneficios directos de aplicar BPM. Por otro lado, es crucial para BPM entender cuáles son los procesos de máxima prioridad, y determinar para cada proceso cuáles son las principales amenazas. SLL puede brindar mucho en este sentido, en especial a través de herramientas como Failure Mode Effect Analysis (FMEA) y Value Stream Mapping (VSM). La primera se enfoca en representar modelos de fallas, y la segunda en explicitar flujos de valor, potenciando aquellos procesos que son de interés para el producto final.

Casos de éxito
En [1] se menciona un interesante ejemplo que ilustra la fusión entre LSS y Six Sigma. Supongamos que una empresa quiere destacarse por sobre la competencia teniendo el mejor tiempo de entrega de sus productos. Usando técnicas de LSS se pueden identificar el análisis de valor de procesos (VSM) y así identificar los componentes claves y las métricas que contribuyen al tiempo de entrega. Luego, este análisis de valor se descompone hasta llegar a los procesos de más bajo nivel, donde el equipo reconoce los puntos de falla más importantes que deben ser atacados para mejorar el proceso de entrega. En este momento, pueden utilizarse técnicas BPM para implementar los procesos y control sobre los procesos involucrados en las fallas. La información que aporte BPM para mejorar la eficiencia de estos procesos resultará en la reducción del tiempo de entrega, que era el objetivo de negocio buscado.

Los puntos en común entre LSS y Six Sigma [1 y 2] pueden agruparse en los siguientes aspectos. Primero, y como se ha mencionado anteriormente, la estrategia de pesar y valuar tareas de LSS ayuda a BPM para identificar procesos claves.

En segundo lugar, las simulaciones de procesos en BPM proveen input de extrema utilidad para las estimaciones de LSS. Adicionalmente, estos datos ayudan a validar modelos de LSS.

En tercer lugar se puede mencionar que el foco de BPM sobre el control sobre flujos de información de procesos es de mucha ayuda al momento de determinar posibles fallas en estructuras generadas por LSS.

El siguiente punto relaciona implementar estrategias de negocio y ejecutarlas con objetivos estratégicos. Esto permite al equipo identificar las brechas entre los estados presente y el futuro deseado. Una vez identificadas las mismas, pueden modelarse con LSS.

En quinto lugar, la unión entre BPM y LSS da la posibilidad de enfocarse en los procesos de negocio de manera proactiva. Estas actividades permiten adelantarse a las posibles quejas del cliente, y poder mejorar tareas que aún no estén ajustadas por completo.

Finalmente, un punto importante a mencionar es que la utilización de métricas a lo largo de todo el ciclo, tanto en BPM como LSS, permite mantener bajo observación las ganancias estimadas, asegurando que los beneficios del proyecto se mantengan más allá de la vida del mismo.

Para concluir, en [3] se detalla un caso de éxito empresarial donde se fusionaron LSS y BPM. Utilizando la implementación BPM de un proveedor (Lombardi Software Business Process Management) lograron potenciar características de la implementación de LSS. En particular se lograron mejorar el diseño y ejecución de procesos, la aplicación de métricas, la explotación de herramientas visuales, y el monitoreo exhaustivo en cada interacción entre procesos. Un ítem interesante de este caso es que se pudo descubrir que no siempre es conveniente automatizar las interfaces que unen servicios. La combinación de LSS y BPM detectó que muchas conexiones resultaban rechazadas producto de una subestimación en la complejidad de las interfaces, y que su automatización traía más problemas que soluciones.

Referencias:
[1] http://www.bptrends.com/publicationfiles/04-07-ART-ThePowerofTwo-GibbsShea-Final.pdf

[2] http://web.austral.edu.ar/descargas/australis/nov_01_09/medios-bpm-six-sigma-dos-metodologias.pdf

[3] http://www.bptrends.com/publicationfiles/10-04%20WP%20Leveraging%20BPM%20and%20Six%20Sigma%20-%20Breyfogle.pdf