Colaboraciones Offshore: Claves para una Transformación Digital Exitosa

Ya sea que estés a punto de comenzar una transformación digital o que ya te encuentres en medio del proceso, en algún momento seguramente te toque enfrentarte a la situación en la que necesites armar o expandir tus equipos de desarrollo. Este ejercicio generalmente implica elegir entre diferentes enfoques, como construir un equipo interno (onshore), uno externo (offshore) o una combinación de ambos para lograr tus objetivos.

Aunque hay diferentes opiniones al respecto, basadas en experiencias reales, la verdad es que podríamos elaborar un artículo completo para establecer las diferencias, pros y contras de cada enfoque. Pero lo que he notado (y me motivó a escribir este artículo) es que hay algunos aspectos que generalmente no se incluyen como parte del análisis. Es más, la mayoría de ellos son aspectos relacionados con trabajar con uno o varios socios offshore, y muchas veces surgen porque no se realiza un ejercicio introspectivo para determinar cuán preparada está la empresa para construir una partnership. Casualidad o no, la mayoría de estos puntos se convierten en un problema real en etapas posteriores del ciclo de vida del proyecto.

Entonces, si tú o tu empresa se encuentran en una situación como esta, y trabajar con un proveedor de software offshore es una opción válida bajo análisis, asegúrate de revisar esta lista de consideraciones antes de elegir una estrategia a implementar.

ENTENDER LOS DETALLES DE LA PARTNERSHIP

Como con cualquier otra decisión que implique invertir dinero, asegúrate de comprender claramente qué incluye el servicio que estás contratando.

En caso de encontrar tarifas muy diferentes para los mismos perfiles técnicos, asegúrate de verificar el factor de "valor agregado" que ofrece el proveedor. Este generalmente está "oculto" e incluye no solo oportunidades de desarrollo profesional, sino también salarios competitivos para los diferentes perfiles, considerando que seguramente tengas interés en que las mejores personas trabajen en tu proyecto durante mucho tiempo. Pero eso no es todo. Tu proveedor también necesita abordar la tasa de rotación adecuadamente — en tiempo y forma — para mitigar el riesgo, por lo que tener las herramientas y la experiencia para responder adecuadamente a esta situación común es un gran atributo. Además, tener experiencia trabajando en proyectos/áreas de negocio similares y utilizando metodologías y procesos bien definidos también es una ventaja.

Como podemos ver, este tipo de sociedad podría incluir muchos aspectos además de simplemente encontrar perfiles con conocimiento específico de algún stack tecnológico puntual. No considerarlos podría terminar no solo en la elección del proveedor equivocado, sino también en muchos dolores de cabeza en etapas avanzadas del proyecto.

EL FACTOR HUSO HORARIO

Aunque parece obvio, ya que todo es "global" hoy en día, esto se ha convertido en un punto crítico a considerar. No importa la naturaleza del proyecto ni cuánto se documenten las cosas, las personas necesitarán reunirse para diferentes propósitos. Por supuesto, esto será virtualmente la mayor parte del tiempo, pero es muy importante tener una franja horario donde los calendarios de las personas se solapen para que estas reuniones sucedan. Esto se convierte en un desafío cuando se tienen múltiples proveedores trabajando desde diferentes ubicaciones en todo el mundo. Si no quieres frustrarte cuando llegue el momento, asegúrate de tener esto en cuenta no solo al elegir a tu proveedor (y sus ubicaciones), sino también al configurar tus equipos y asignarlos a los diferentes proyectos.

Además, y considerando que el tiempo de solapamiento podría no ser tanto, deberías preparar cuidadosamente las reuniones con anticipación para aprovechar al máximo el tiempo de las personas. Tener un enfoque claramente definido que incluya establecer una agenda, la periodicidad necesaria, invitar a la audiencia adecuada y tener un moderador sería útil para eso.

EL FACTOR MULTICULTURAL

Si planeas trabajar con múltiples socios de diferentes países, es importante anticipar posibles fricciones entre ellos. Dicha fricción no es rara y debe esperarse. Esto ocurre porque las personas de diferentes culturas pueden tener visiones opuestas sobre cómo gestionar un equipo, cómo resolver problemas, cómo abordar conflictos, cómo desarrollar un proyecto, cómo lidiar con deadlines estresantes, y así sucesivamente. Definir un liderazgo claro y establecer prácticas de trabajo estándar para todos los equipos involucrados desde el principio es una necesidad si no quieres lidiar con situaciones no deseadas.

ACCESO A PERSONAS CLAVE/STAKEHOLDERS

Desafortunadamente, facilitar el acceso a los stakeholders clave es a menudo más desafiante para los equipos offshore en comparación con los equipos internos. En muchos casos, los miembros del equipo interno pueden no tener conocimiento acerca de los socios externos y sus roles, especialmente en organizaciones grandes con múltiples áreas. Esta falta de visibilidad se vuelve más pronunciada a medida que los proyectos involucran a numerosos interesados. Además, sin un propietario del producto o un gerente de proyecto designado para cerrar las brechas de comunicación, garantizar una colaboración efectiva se vuelve aún más desafiante. Es necesario establecer conexiones tempranas entre todas las partes involucradas y priorizar la transparencia al difundir información relevante. Si la divulgación completa no es factible, asignar un rol dedicado a facilitar la comunicación puede ayudar a mitigar estos desafíos.

LA IMPORTANCIA DE TENER UN PROCESO DE INDUCCIÓN RÁPIDO

Es fundamental establecer un proceso de inducción claramente definido y optimizado, idealmente aprovechando la automatización siempre que sea posible. Una inducción retrasada puede impactar significativamente los cronogramas de los proyectos, especialmente considerando las ajustadas agendas, comunes en la mayoría de los proyectos. La integración rápida de nuevos miembros del equipo es esencial para garantizar la productividad y efectividad. El proceso de inducción debería abarcar varias actividades clave, incluyendo la preparación anticipada de la documentación necesaria, la provisión de herramientas esenciales, la concesión de permisos de acceso adecuados y la presentación de los nuevos miembros al equipo y al contexto organizacional más amplio. Al priorizar estas actividades, las organizaciones pueden acelerar el proceso de inducción y minimizar las interrupciones en los cronogramas de los proyectos.

RESTRICCIONES DE SEGURIDAD

Dependiendo de la naturaleza del proyecto, los requisitos comerciales o los protocolos establecidos de la empresa, puede ser necesario imponer restricciones a los proveedores externos. Estas restricciones podrían ir desde limitar el acceso a entornos de producción hasta proteger datos sensibles o aplicar procesos de aprobación para lanzamientos de producción. En tales casos, es crucial establecer proactivamente mecanismos para prevenir posibles cuellos de botella que puedan obstaculizar la productividad del equipo offshore. Esto podría implicar la implementación de flujos de trabajo definidos adaptados para abordar limitaciones específicas y garantizar el cumplimiento de los protocolos de seguridad. Al tomar estas medidas proactivas, las organizaciones pueden mitigar riesgos y mantener la eficiencia operativa en asociaciones offshore.

COORDINACIÓN DE MÚLTIPLES EQUIPOS

Este aspecto es muy importante en cualquier contexto para maximizar la eficiencia de los equipos. Idealmente, cada equipo debería tener su propio líder que colabore estrechamente con sus contrapartes. Inicialmente, deberían establecer colectivamente un conjunto cohesivo de directrices de desarrollo y metodológicas a seguir por todos los equipos. La aplicación consistente de estos estándares es esencial a lo largo del tiempo. Además, todos los líderes deberían mantenerse al tanto de las actividades dentro del ecosistema digital más amplio. Esto facilita la coordinación efectiva, evita esfuerzos redundantes y asegura que los recursos se utilicen eficientemente.

Ignorar estos pasos puede llevar a problemas de dependencia, especialmente en proyectos interconectados que involucren a múltiples equipos. Además, puede resultar en la formación de 'silos' aislados, donde los equipos operan de manera independiente, lo que podría llevar a ineficiencias y discrepancias en la implementación.

EN RESUMEN

La búsqueda del enfoque correcto para construir equipos de desarrollo, así como la búsqueda de los socios adecuados (si corresponde), son problemas comúnmente subestimados. De hecho, son más complejos de lo que parecen. No se trata solo de buscar una fuerza de desarrollo al precio más bajo posible. Es más bien un ejercicio detallado que implica no solo analizar los objetivos digitales de tu empresa y los plazos para lograrlos, sino también cuán preparada está tu empresa para trabajar con un esquema u otro.

Aunque no hay una receta exacta que funcione para cada escenario, la verdad es que si tu decisión implica trabajar con socios externos (ya sea solo con uno o múltiples proveedores o incluso una combinación de proveedores internos/externos), necesitarás considerar exhaustivamente todo lo mencionado en este artículo antes de avanzar en establecer el acuerdo. Al abordar todos estos puntos con anticipación, no solo ayudarás a reducir los riesgos y las fricciones, sino también a tener éxito en tu proceso de transformación digital.

¿Te has enfrentado a otros desafíos al trabajar con proveedores de software offshore? ¿Qué estrategia implementaste para resolverlos?