Agilidad en BPM

Al hablar de la sigla “BPM” (en inglés, Business Process Management), nos referimos a la manera de administrar procesos estructurados y repetibles, siendo los mismos un conjunto de actividades diseñadas para alcanzar determinados objetivos de negocio. En complemento, nos referimos (en este ámbito) al término “agilidad” como la habilidad de generar la satisfacción del cliente a través de entregas tempranas y continuas, aceptando y respondiendo a los cambios, colaborando con el negocio a través de una mayor adaptabilidad a las necesidades del mismo.

Sobre la base de de procesos de desarrollo clásicos aplicados en iniciativas BPM, encontramos que IBPM (Integrated BPM Project Methodology) tiene su foco principal en el análisis y diseño, y provee mejoras prácticas (best practices) y artefactos para capturar necesidades de negocio y transformar las mismas en requerimientos acordes. Las características principales de esta metodología incluye:

• Ejecución de la iniciativa BPM de una manera estructurada;
• Basado en BPMN (Business Process Modeling Notation), una notación gráfica estandarizada que facilita el modelado de procesos de negocio en formato de workflow;
• Empleo de mejores prácticas tales como IBPM Framework (combinación de aspectos  de orientación a procesos y orientación a servicios, mediante cinco niveles de organización: “Planificación”, “Análisis”, “Diseño del Negocio”, “Implementación del Diseño” e “Implementación”); IBPM Pattern Catalogue (disponibilidad de patrones predefinidos tales como “guías de modelado BPMN”, “templates de interfaz de usuario”, etc.) e IBPM Project Approach (basado en la metodología waterfall a través de las cinco fases de organización mencionadas).

Desde otro ángulo, el framework SCRUM (un ejemplo “ágil”) nos trae un marco de desarrollo versátil y sencillo de entender basado en un enfoque incremental e iterativo para controlar riesgos y maximizar la predictibilidad. Entre sus características se incluyen, entre otras:

• Es un modelo de referencia, no una metodología;
• Define un conjunto de prácticas (“Sprint Planning”, “Daily Scrum”, “Sprint Review” y “Sprint Restrospective”), artefactos (Product Backlog”, Sprint Backlog” y “Product Increment”)  y roles (“Product Owner”, “Scrum Master” y “Team”);
• Puede tomarse como punto de partida para definir el proceso de desarrollo;
• Permite la creación de equipos multidisciplinarios y autogestionados;
• Reconoce que, durante la ejecución de un proyecto, los clientes pueden cambiar sus necesidades y/o ideas, y que dichos escenarios no pueden ser fácilmente enfrentados de una forma predictiva y planificada.

Ahora bien, ¿es posible transicionar de la tradicional gestión de procesos pre-definidos y predecibles, hacia un modelo iterativo y flexible que provea valor sostenible para las clientes? La respuesta: “Si...y es momento de evaluarlo” Y, ¿que consideraciones se deben tener presente en esta transición?

1. La adopción de un cultura organizacional de bienvenida a los cambios, eliminando el pensamiento colectivo de “...si anda perfecto, ¿porque cambiarlo?...”;

2. La facilitación en la comunicación, colaboración y coordinación de todos los interesados (stakeholders) que participan en el flujo de trabajo con el fin de alcanzar los objetivos estratégicos;

3. La permisión de que los usuarios adopten sus procesos de acuerdo a las necesidades (cambiantes) del negocio.

Objetivos y enfoques

Los objetivos core del Business Process Management apuntan a hacer flexibles los procesos de negocio, mejorandolos de manera continua.

En el inicio, la mayoría de los proyectos BPM no resultan claros en referencia a los diferentes niveles de detalle requeridos, sino hasta que los stakeholders / end users comienzan a apreciar incrementos en la solución esperada,  potencialmente entregable al entorno productivo, esperando que dichos incrementos se repitan entre 2-4 semanas de trabajo.

El approach ágil en el desarrollo de esta clase de productos de software reduce la sobrecarga de varios meses de trabajo dedicados exclusivamente a las fases de análisis y diseño. Una de nuestras más altas prioridades es la satisfacción de nuestros clientes a través de la entrega de resultados visibles en fases tempranas del ciclo de vida de un proyecto BPM; por ello, abracemos el cambio como uno de nuestros key inputs de mejora hacia la excelencia.

Referencias:

- An Introduction to Agile Business Process Management: http://www.cmswire.com/cms/information-management/an-introduction-to-agile-business-process-management-008610.php

- An Agile BPM Project Methodology: http://frapu.net/pdf/bpm2013.pdf

- Agile and BPM: Theory to Practice.