¿Por qué BPM?

septiembre 14, 2015

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Un proceso de negocio, cualquiera sea el tipo de organización y finalidad que persigue, se lleva a cabo dentro de un conjunto de normas, políticas y prácticas que permiten coordinar una serie de actividades relacionadas que definen lo que se conoce como “cadena de valor empresarial”. Business Process Management (BPM) es una disciplina que considera a los procesos de negocio como activos, administrando su ciclo de vida, proporcionando un marco de gobierno, con el objetivo de optimizarlos, agilizarlos y mejorar su performance.

Si bien las ideas y conceptos de BPM llevan más de una década en el mercado, aún resta dar a conocer sus beneficios y por qué una organización debería tenerlos en cuenta a la hora de pensar una estrategia para organizar el universo de aplicaciones y sistemas que se utilizan en una misma organización. Este documento persigue el objetivo de clarificar los beneficios de utilizar BPM viéndolo como un orquestador y no como una aplicación más.

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Actualmente, las empresas se ven abocadas más que nunca a afrontar una dinámica de trabajo realmente exigente. La necesidad de ser cada vez más competitivas ha llevado a comprender que la mera formulación de la estrategia ya no es suficiente, también es esencial diseñar y mejorar adecuadamente los procesos, los servicios y las reglas para implementar dicha estrategia con eficacia.

Deben considerarse aspectos prioritarios para que las empresas sean más agiles, es decir, gestionen los cambios de una forma más rápida, sean más eficaces, eficientes y finalicen más tareas, más rápido y a menor costo; asegurando la mejora continua de sus procesos y la satisfacción del cliente.

BPM, es más que una tecnología, es un sistema de gestión enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las actividades empresariales, ayudando a las personas a administrar su trabajo, resolver de forma rápida y eficiente sus tareas, facilitar la colaboración entre departamentos y tomar correctamente decisiones con una orientación a la consecución de objetivos a corto, mediano y largo plazo.

El funcionamiento de una empresa queda definido por sus procesos, las personas participan en ellos y BPM juega un rol importante informando a las personas sus tareas, cumpliendo las políticas de la empresa, reduciendo el tiempo de comunicación, ya que cada uno recibe su lista de tareas y los detalles necesarios para completarlas.

La implementación de mecanismos que garanticen la visibilidad de los procesos es un requisito indispensable en las organizaciones que han adoptado el enfoque de gestión por procesos, porque estos mecanismos se encargan de proveera los responsables de los procesos la información necesaria para que puedan detectar, de forma oportuna, las desviaciones en el desempeño.

BPM contribuye a mejorar la visibilidad sobre los procesos de la organización, los responsables de los procesos son informados y alertados de forma permanente y oportuna sobre diferentes aspectos importantes, tales como:

evolución de los indicadores de desempeño de los procesos.
la carga de trabajo por participante.
la cantidad y duración de las instancias de procesos y tareas en ejecución.
diversas situaciones que podrían afectar el desempeño del proceso.
el incumplimiento de los plazos para iniciar o concluir tareas específicas dentro del proceso.

Una adopción exitosa de BPM ayudaa mejorar la alineación de la estrategia de negocio con la estrategia de IT mediante la mejora de la eficiencia operativa, la visibilidad y la previsibilidad, y aumentando la agilidad organizacional.

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Una descripción clara de procesos, una mejor visibilidad de los estados de un proceso en ejecución y un apropiado procesamiento de los eventos que se generan durante la ejecución del mismo permiten predecir posibles desviaciones y tomar medidas correctivas a tiempo.

Esta combinación de conceptos pone la información adecuada al alcance de las personas pertinentes, en el momento oportuno y en el debido contexto, Si se aprovechan correctamente, se puede obtener una ventaja competitiva a la hora de tomar decisiones de negocio.

Gracias a la combinación del valor inherente de lo que ofrece BPM y las capacidades diseñadas con objeto de aprovechar los eventos para obtener una ventaja competitiva es posible actuar de manera inmediata, algo fundamental en todo negocio en la actualidad.

Referencias:

1 - El Libro del BPM

Publicado por el Centro de Encuentros BPM. ©Club BPM, 2013, Madrid. ISBN: 978-84-616-4268-7 Versión Digital