Acht Confluence-Best-Practices für hocheffektive Meetings

Confluence hat sich von einer technischen Wissensdatenbank zu einer Plattform für die Zusammenarbeit entwickelt und ist zu einer Drehscheibe für die Zusammenarbeit mit Inhalten für jedes Team in Ihrem Unternehmen geworden – und das aus gutem Grund. Confluence adressiert ein kritisches Problem, mit dem die meisten Unternehmen zu kämpfen haben, vor allem diejenigen, die sich für Remote- oder Hybridarbeit entschieden haben: fragmentierte Kommunikation.

Über alle Mitarbeitertypen und Unternehmensgrößen hinweg finden im Durchschnitt acht Meetings pro Woche statt. Und Studien haben gezeigt, dass 30 % der Besprechungsteilnehmer Aufgaben nicht erledigen, weil sie sich nach einer Besprechung nicht mehr an wichtige Informationen erinnern können. Um den Überblick über diese Aufgaben zu behalten und einen nahtloseren Prozess der Zusammenarbeit zu gewährleisten, ist es für Teams und Führungskräfte von entscheidender Bedeutung, sich laufend darüber auszutauschen, welche Tools sie für die Durchführung ihrer Meetings verwenden sollten.

Die Lösung für viele Teams, die Confluence verwenden, ist eine der Vorlagen für Besprechungsnotizen für eine einheitlichere Kommunikation. Atlassian wird weitere Confluence-Best-Practices wie diese vorstellen, um hocheffektive Meetings durchzuführen, die für Sie und Ihr Unternehmen einen entscheidenden Vorteil darstellen können. (Spoiler-Alarm: Es geht um die sorgfältige Planung von Meetings und die Verwendung der richtigen Produktivitäts-Tools, die Sie unterstützen!)

1. Halten Sie die Teilnehmerliste kurz, aber schließen Sie die Zuschauer mit @mentions ein

Die Teilnehmerliste kurz zu halten, ist zwar eine bewährte Methode, um ein Meeting produktiv zu halten, aber ebenso wichtig ist es, zu vermeiden, dass sich jemand ausgeschlossen und ungehört fühlt – manchmal auch als FOMO („fear of missing out“) bezeichnet.

Große Führungspersönlichkeiten gestalten Meetings so, dass sie eine 100-prozentige Beteiligung anregen. Um dies zu erreichen, müssen Sie zunächst den Unterschied zwischen Teilnehmern und Zuschauern verstehen und die Zuschauer aussondern. Teilnehmer sind diejenigen, die sich aktiv beteiligen und befugt sind, Entscheidungen zu treffen und wichtige Interessengruppen zu vertreten. Zuschauer werden oft als „optionale“ Teilnehmer auf der Einladung vermerkt. Wie eine Fliege an der Wand beobachten sie meist das Geschehen und sind vielleicht aus FOMO-Gründen anwesend. Letztendlich leisten sie aber keine produktiven Beiträge.

Natürlich wäre es schön, wenn alle Teilnehmer an jeder Besprechung teilnehmen könnten, aber das ist nicht immer machbar. Indem Sie die Anzahl der optionalen Teilnehmer begrenzen und sie mit @mentions in Confluence als CC markieren, können sich diese Teammitglieder nach Belieben in die Konversation einschalten. Eine Übersicht über die Besprechung und Projektberichte in Confluence sollten ebenfalls dazu beitragen, dass jeder auf dem Laufenden bleibt, ohne zur Teilnahme gezwungen zu sein.

CC’ing Mitglieder auf der Confluence Meeting Seite

2. Erstellen Sie eine Tagesordnung und machen Sie sie offen für Beiträge

Wenn Sie eine festgelegte Tagesordnung haben, können Sie das Beste aus der Sitzung herausholen. Die Tagesordnung von Confluence-Sitzungen basiert auf Diskussionsthemen und -zielen, die offen für Beiträge sein können. Auf diese Weise fühlt sich jedes Mitglied für das Ergebnis verantwortlich, und die Ziele werden transparenter behandelt.

Sie können eine Confluence-Besprechungsseite verwenden, um die Tagesordnung im Voraus gemeinsam zu planen. Denken Sie daran, dass Aktionspunkte mit @Markierungen und Fälligkeitsdaten auch für Vorbereitungsaufgaben verwendet werden können. Eine strukturierte Besprechung und die Möglichkeit, gemeinsam an dieser Struktur zu arbeiten, verbessert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Ergebnisse.

3. Verknüpfung von Tagesordnungen in Kalendereinladungen

Wenn die Tagesordnung einer Sitzung nicht schnell gefunden wird, können die Teilnehmer keine Beiträge leisten. Aber noch wichtiger ist, dass sie sich nicht auf die Besprechung vorbereiten können. Da die Vorbereitung der Schlüssel zu effektiven Besprechungen ist, sollten Sie Besprechungsagenden in Kalendereinladungen verlinken. Dies können Sie tun, indem Sie den Link zur Besprechungsseite in die Beschreibung der Besprechung einfügen.

Am einfachsten lässt sich diese Best Practice mit der App Meetical Meetings umsetzen. Sie bietet eine nahtlose Integration von Confluence Calendar für Google Workspace und Confluence Outlook für Microsoft 365. Diese Integration hilft jedem, Besprechungsnotizen schnell und effizient zu finden und zu erstellen, alles von einem Ort aus.

Sie können die Besprechungsseite mit wenigen Klicks über einen integrierten Confluence-Besprechungskalender hinzufügen oder die Confluence-Browsererweiterung bzw. das Outlook-Add-in installieren. Dadurch wird die Erstellung von Confluence-Seiten in Ihre bestehende Kalender-App integriert.

Und für wiederkehrende Besprechungen können Sie die Automatisierung aktivieren, die automatisch Seiten für diese Besprechungen Tage im Voraus erstellt und die Seite mit der Kalendereinladung verknüpft.

Durch die manuelle oder automatisierte Verknüpfung der Seite mit den Besprechungsnotizen können alle Beteiligten die Tagesordnung leicht finden, bei Bedarf Informationen aus vergangenen Besprechungen abrufen und die ihnen zugewiesenen Aufgaben im Auge behalten. Die Vollversion der App kann über den Atlassian Marketplace installiert werden.

4. Fachwissen aus verschiedenen Teams einholen

Zusätzliche Erkenntnisse und Wissen aus anderen Abteilungen führen zu besseren und genaueren Ergebnissen. Wenn Sie also etwas mit einem Team besprechen möchten, mit dem Sie normalerweise nicht täglich zusammenarbeiten, macht Confluence es Ihnen leicht, indem Sie jeden im Unternehmen markieren können. So können Sie beispielsweise einen Produktmanager aus einem anderen Team um seine Meinung zu einer möglichen Lösung für eine neue Funktion bitten. Wählen Sie einfach den Text aus, erstellen Sie einen Kommentar und markieren Sie eine Person mit @mention, um deren Fachwissen zu erhalten.

Markieren Sie Mitglieder aus verschiedenen Teams für ihren Beitrag

5. Formulieren Sie Tagesordnungspunkte als Fragen

Dies ist ein psychologischer Kniff, der die Nutzung von Confluence verbessern wird. Anstatt vage Phrasen und Notizen zu schreiben, die nur Sie verstehen können, kontextualisieren Sie die Diskussionen mit detaillierten Fragen.

Wenn es beispielsweise darum geht, zu verstehen, ob eine Agentur einen soliden ROI für den Linkaufbau bieten kann, können Sie „Bewertung der Linkaufbau-Agentur“ in die Agenda-Tabelle schreiben. Aber das bietet den anderen Teilnehmern, die Ihrem Gedankengang nicht folgen, möglicherweise kein vollständiges Bild. Versuchen Sie stattdessen, Ihre Fragen neu zu formulieren:

1. „Verfügt die Agentur über nachweisbare Fallstudien für ähnliche Projekte?“
2. „Wird sich die Investition auf lange Sicht rechtfertigen lassen?

Das Stellen von Fragen kann Diskussionen unter den Teammitgliedern auslösen und Klarheit darüber schaffen, was genau Sie denken. Anstatt sich nur zu fragen, beginnen Sie, Lösungen zu finden. Dies hilft Ihnen und Ihren Teammitgliedern, Schlussfolgerungen zu ziehen und Besprechungsziele schneller zu erreichen.

6. Machen Sie sowohl persönliche als auch gemeinsame Besprechungsnotizen

Es ist wichtig, gleichzeitig persönliche Notizen und Notizen für die Zusammenarbeit mit dem Team zu machen.

Ihre persönlichen Notizen können sehr viel kreativer sein und helfen Ihnen, Informationen auf die für Sie beste Weise zu lernen und zu behalten. Ganz zu schweigen davon, dass es Ihnen hilft, während der Besprechung aktiv und aufmerksam zu bleiben. Eine Confluence-Seite eignet sich dagegen besser, um Entscheidungen und Maßnahmen des Teams sowie wichtige Ergebnisse von Diskussionen festzuhalten.

Aktionspunkte sollten immer für alle sichtbar aufbewahrt werden, ebenso wie Entscheidungsprotokolle mit den entsprechenden Begründungen, damit alle auf dem gleichen Stand sind.

Entscheidungsprotokolle helfen den Teammitgliedern, den Fortschritt zu messen und zu verstehen, wie genau die einzelnen Besprechungen zu ihren Ergebnissen führen. Je zuverlässiger und transparenter Sie die Confluence Meeting Notes führen, desto reibungsloser werden Ihre Besprechungen ablaufen.

Offene Zusammenarbeit in Confluence mit Hilfe eines Entscheidungsprotokolls

7. Rückblick auf frühere Sitzungen und Aktionspunkte

Produktive Besprechungen funktionieren nicht im luftleeren Raum – sie müssen mit den vorangegangenen Besprechungen und Entwicklungen verknüpft werden, um einen Zusammenhang herzustellen. Zu diesem Zweck können Sie offene Aufgaben erstellen und diese mit dem Fälligkeitsdatum der neuen Besprechung versehen. Auf diese Weise haben Sie immer dann, wenn Sie eine neue Besprechung beginnen wollen, Berichte aus den vorangegangenen Sitzungen parat.

Durch die Einbindung eines Task-Report-Makros direkt auf Ihren Besprechungsseiten wird das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Seiten vermieden. Sie können die Meetical App verwenden, um automatisch einen Bericht über alle offenen Aufgaben in jede wiederkehrende Besprechung einzufügen.

Rückschau auf vergangene Meetings

Eine Umfrage zu den zuvor besprochenen Themen trägt zur Schaffung einer kohärenten Sitzungskultur bei, und die Teilnehmer fühlen sich ermutigt, sich in den Prozess einzubringen, weil sie wissen, was vor sich geht. Die Überprüfung abgeschlossener und offener Aufgaben zu Beginn jeder Besprechung schafft ebenfalls ein Gefühl des Fortschritts.

Um diese Best Practice zu implementieren, verwenden Sie das Aufgabenberichtsmakro in Confluence, um eine Liste der offenen und abgeschlossenen Aktionspunkte in einem Bereich oder in einer übergeordneten Seite zu erstellen.

Wenn Sie die Meetical-Automatisierung zur Erstellung Ihrer wöchentlichen Besprechungsnotizen verwenden, wird das Makro automatisch eingebunden und zeigt alle offenen Aufgaben innerhalb einer Besprechungsreihe an.

8. Führen Sie Statusbesprechungen asynchron durch (meistens)

Die Durchführung asynchroner Statusbesprechungen ist eine der effektivsten Confluence Best Practices. Obwohl sie unerlässlich sind, können Statusbesprechungen ziemlich langweilig sein. Wenn Sie die Live-Check-Ins kurz halten – sagen wir 15 Minuten oder so – und den Rest asynchron halten, kann das die Produktivität steigern. Studien zeigen, dass bei Besprechungen, die nicht länger als 15 Minuten dauern, 91 % der Teilnehmer aufmerksam sind. Diese Zahl nimmt stetig ab, bis sie bei Besprechungen, die länger als 45 Minuten dauern, nur noch 64 % erreicht.

Experiment mit async meetings

Erstellen Sie eine Tabelle, in die die Teammitglieder ihre Daten eingeben können, und gewöhnen Sie sie daran, detaillierte Pläne, Höhepunkte und Tiefpunkte der Woche mitzuteilen. Durch detaillierte Statusberichte können Sie die wöchentlichen Statusbesprechungen schneller abschließen und mehr Zeit für andere Ziele aufwenden. Und wenn Sie die Automatisierung genauso lieben wie wir, dann lassen Sie die Teilnehmerliste automatisch für Sie generieren, just in time.

Über Meetical

Meetical basiert auf der beeindruckenden Prämisse von Confluence-Besprechungsnotizen und erweitert deren Funktionalität um Kalenderintegrationen, nahtlose Seitenbearbeitung und sofortige Freigabe. Mit einem automatisierten und umfassenden Tool zur Erstellung von Notizen können Sie die produktiven Minuten in einem Meeting erhöhen und die Stunden, die Sie mit der Diskussion derselben Dinge verbringen, reduzieren.

Auf den Punkt gebracht

Die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Meetings durchführt, sagt viel über das Unternehmen aus. Durch die Integration von Meetical mit den Best Practices von Confluence können Sie eine integrative und transparente Meeting-Kultur schaffen, an der jeder gerne teilnimmt.

Um mehr über Atlassian zu erfahren kontaktieren Sie uns.